Veelgestelde vragen over FreeVoice Telecom
Automatische gespreksopname: Alle gesprekken worden automatisch opgenomen en standaard 7 dagen bewaard. Je kunt de opname blijvend bewaren, verwijderen of delen met collega’s.
Mobieltje als Xelion telefoon: Mobiele telefoons die SIP ondersteunen kunnen als Xelion telefoon worden gebruikt
Nummercatch: Je klikt met de muis op een telefoonnummer op het computerscherm en een telefoongesprek wordt direct gestart. Mogelijk vanuit bijvoorbeeld MS Explorer, Excel maar ook vanuit een aantal andere applicaties.
Wachtrij: Bellers kunnen automatisch in een wachtrij worden geplaatst. Je ziet wie er wachten en kunt bellers in de door jouw gewenste volgorde uit de rij halen. Of bij de antwoordservice laten uitkomen.
Presentielijst: Je ziet in een oogopslag welke collega’s aanwezig zijn, wie telefonisch in gesprek is en wie niet gestoord wil worden. Ook voor de antwoordservice telefonistes is dit zichtbaar.
Laagste tarieven: Altijd bellen tegen de laatste tarief. Belt je bedrijf veel met China, dan kunnen de gesprekken naar China via een provider met de laagste tarieven worden aangeboden (least cost routing).
Herhaalbellen: Een klant is voortdurend in gesprek, Xelion blijft automatisch bellen totdat er wordt opgenomen.
PC telefoon: De PC wordt een telefoon door een headset of hoorn aan te sluiten. Bellen via de PC is makkelijk, goedkoper en biedt veel meer functies dan een bureautoestel.
Gespreksverslag: Met deze functie heb je direct inzicht in alle gesprekken die je gevoerd hebt. Gesprekken van collega’s met eenzelfde relatie zijn ook zichtbaar als dit is opengesteld.
Dag- en nachtstand: Met de dag-nachtstand wordt automatisch het antwoordapparaat ingesteld als je bedrijf telefonisch onbereikbaar is. Een betere optie is een andere, namelijk afwezigheidscenario’s, zoals keuzemenu of doorschakeling naar onze Freevoice Antwoordservice. Uniek is dat je meerdere afwezigheidscenario’s kunt instellen voor meerdere momenten op een dag.
Keuzemenu: Kies 1 voor verkoop, kies 2 voor support. Je stelt zelf eenvoudig een keuzemenu samen. Zoveel je wilt en het is zelfs mogelijk achter een keuze weer een keuzemenu te activeren.
Voicemail Elke Xelion gebruiker kan zijn eigen voicemail inspreken. Als je wilt worden voicemails automatisch als email afgeleverd.
Antwoordapparaat: Achter elk telefoonnummer kun je een antwoordapparaat activeren met ieder een eigen unieke boodschap.
Wachtmuziek: Je kunt bellers een muziekje of een ingesproken boodschap laten horen als zij worden doorverbonden of in de wacht staan.
Belgroepen: Als de telefonistes niet in staat is om op te nemen kan de telefoon overgaan bij een of meer collega’s. Wordt dan nog niet opgenomen kan het gesprek verder worden doorgeschakeld naar een door jou gewenst afwezigheidscenario.
Doorschakelen: Interne nummers worden eenvoudig doorgeschakeld ook naar onze Freevoice Antwoordservice of andere externe nummers. Waar je ook bent, je hoeft geen gesprek te missen!.
Groepsgesprek: Het opzetten van een groepsgesprek is eenvoudig voor iedereen die met de Xelion softphone werkt.
Gemiste gesprekken: Je ziet direct welke gesprekken je gemist hebt, wie er heeft gebeld en of er een voicemail is achtergelaten.
Agendeer gesprekken: Personen of organisaties waarmee je nog wilt bellen kun je met een klok op een lijst zetten, evt. voorzien van een opmerking. Vanuit de lijst kun je direct terugbellen of chatten.
Adresboek: Xelion beschikt over een geavanceerd adresboek waarin je op verschillende manieren kunt zoeken en waarin adressen van relaties worden gedeeld.
Lijsten: Er zijn een aantal handige lijsten beschikbaar in Xelion. Zo kun je zelf een favorietenlijst maken van contacten waarmee je veel communiceert. Andere lijsten zijn gemiste gesprekken, voicemails. Zelf een eigenlijst maken kan ook.
Informatie delen: Alle informatie binnen Xelion kan worden gedeeld met collega’s of juist privé worden gehouden. Elke gebruiker bepaalt zelf wat en met wie informatie wordt gedeeld.
Twinning: Geen hoorn aangesloten, maar wel gebruik maken van handige functies op de PC? Dan is twinning ideaal. Zodra je belt vanaf de PC gaat het bureautoestel of de mobiel rinkelen. Als je die opneemt wordt verbinding gemaakt.
Nummerherkenning en routering: Als bijvoorbeeld je vrouw belt naar het hoofdnummer, dan wordt het nummer herkend en krijgt ze jou automatisch aan de lijn en niet eerst de telefoniste. Ben je er niet dan kan een afwezigheidscenario er voor zorgen dat het gesprek alsnog naar onze Freevoice Antwoordservice, of naar je mobiel gaat.
Zoekwoorden: Voor elke naam in het telefoonboek zijn extra zoekfuncties toe te voegen. Daarmee kan bijvoorbeeld De Vries van advocatenkantoor Toga gevonden worden op het zoekwoord ‘advocaat’ of jurist.
Koppel fax: Ook de fax wordt op Xelion aangesloten.
Niet storen Met de Niet Storen functie kun je voor collega’s zichtbaar maken dat je niet bereikbaar bent. Zelf kun je wel gewoon bellen.
Meeluisteren gesprekken Collega’s en supervisors kunnen meeluisteren met een gesprek. Dit kan handig zijn bij het inwerken van nieuwe medewerkers of het verbeteren van de kwaliteit bij receptiemedewerkers of helpdesk.
Integratie met outlook: Adresgegevens vanuit Outlook worden automatisch naar het telefoonboek in Xelion geëxporteerd en zijn te gebruiken op PC of smartphone. Nooit meer dubbel invoeren van gegevens dus en altijd up to date overzicht van je contacten.
Integratie: Met CRM Xelion kan worden gekoppeld met de meest belangrijke CRM-pakketten zoals Exact en Afas. Het CRM pakket vult het telefoonboek automatisch en de communicatie met een relatie (chat, telefoon, sms) wordt bewaard in het CRM pakket.
SMS berichten Vanaf de PC of smartphone gemakkelijk SMS berichten sturen vanuit Xelion. Je maakt gebruik van het centrale adresboek in Xelion en het is ook mogelijk om een SMS aan een lijst van personen te sturen. Berichten worden bewaard in Xelion als je dat wilt.
Mobiele Xelion app: Met je tablet of smartphone heb je overal toegang tot informatie in Xelion. Je kunt direct bellen vanuit een up to date adressenboek en hebt een lijst met de beschikbaarheid van collega’s. Ook pas je met een klik je bereikbaarheid aan. Bijvoorbeeld als je even niet zakelijk bereikbaar kunt zijn en je wilt dat de gesprekken uitkomen bij de Freevoice Antwoordservice.
Chat berichten: Eenvoudig en snel chatten met collega’s en relaties. Je kiest een naam vanuit het adressenboek en start.
Bereikbaarheidsrapportages: Een serie rapporten waarin je in een oogopslag kunt zien of de bereikbaarheid van de organisatie aan je verwachtingen voldoet of dat met de telefonistes van Freevoice Antwoordservice hierin een verbetering is te realiseren. De rapporten worden automatisch per email toegestuurd.
Power user: Met de Poweruser ben je op meerdere toestellen gelijktijdig bereikbaar. Je bepaalt zelf met welk toestel je een gesprek beantwoordt, bijvoorbeeld met de PC of het bureautoestel op kantoor of met de smartphone onderweg.
Op locatie of uit de cloud: Xelion is beschikbaar als clouddienst waarbij je een abonnement afsluit voor wat je gebruikt. Maar ook als systeem dat wordt geinstalleerd op locatie. Functioneel bieden bieden beide oplossingen dezelfde uitgebreide mogelijkheden.
Bekijk het volledige overzicht:Randapparatuur-Toestellen
- Je behoudt je eigen telefoonnummer.
- VoIP, telefoneren over internet, combineren we met onze antwoordservice.
- Je kunt gratis onderling bellen, bijvoorbeeld tussen de antwoordservice en je kantoor of kantoor en thuis of tussen meerdere vestigingen.
- Onze telefoniste neemt de boodschap aan
- Ze kan doorverbinden naar elk telefoonnummer of naar je collega
- Na elk gesprek ontvang je een email met de gespreksnotitie
- Jouw persoonlijke instructies worden opgevolgd. We nemen je telefoontje aan met jouw bedrijfsnaam.
- Je stelt de antwoordservice in wanneer je maar wilt
- Je bent altijd bereikbaar
- Na kantooruren kan het gesprek worden doorgeschakeld naar onze voicemailservice
- Als je wilt, ontvang je aan het einde van een dag een dagrapport met alle ontvangen gesprekken
Technisch
- Je hebt zelf een internet verbinding nodig via de kabel of ADSL. Is deze onvoldoende, dan kunnen wij een tweede internetverbinding voor je verzorgen.
- Wil je een bureautoestel of een headset? Het kan allebei.
- Je bestaande telefoonnummer wordt door ons geporteerd of je ontvangt een nieuw telefoonnummer.
- Wij richten voor jou een eigen virtuele telefooncentrale in.
- Wij komen op locatie bij jou de inrichting verzorgen.
- Je hebt geen ISDN of analoge lijn meer nodig om te bellen en dat bespaart onnodige hoge maandelijkse kosten.
- Behoefte aan een ander toestel met meer mogelijkheden? Een telefoniste toestel of een headset voor de computer? Die hebben wij voor je beschikbaar.
- Je betaalt éénmalig € 60,- instelkosten voor de antwoordservice
- Je betaalt eenmalig € 75,- instelkosten voor de virtuele telefooncentrale
- Je abonnementskosten bedragen € 77,- per maand voor de antwoordservice
- Voor VoIP telefoneren bedragen je abonnementskosten € 9,50 per licentie/account per maand.
- Voor de lijn en max. 2 telefoonnummers betaal je € 4,- per maand.
- Gesprekskosten worden achteraf aan je doorbelast.
- Wat wil je gaan gebruiken? Een telefoontoestel of headset? We belasten alleen aan je door wat je kiest.
- We kunnen meer voor je betekenen: Afspraken inplannen, reserveringen maken, een email versturen namens jou, uitgaande telefoongesprekken namens jou voeren. Per actie kost je dit € 1,60.
Haal meer uit je telefoon! Freevoice biedt Xelion6.
Met Xelion6 kun je plaats, apparaat en tijdsonafhankelijk werken. Je krijgt meer grip op je zakelijke gespreks- en communicatieverkeer. Altijd up to date en gebruikersvriendelijk. Zakelijk bellen, chatten, mailen of sms’en via smartphone, tablet, bureautelefoon of je PC: het is allemaal mogelijk voor een zeer flexibel en aantrekkelijk kostenplaatje.
Kijk ook eens op www.xelion.nu
De voordelen van Xelion6 op een rijtje:
- Gebruik zonder handleiding. Xelion6 werkt als een virtuele assistent op pc, tablet en mobiele telefoon die je verschillende manieren aanreikt om contact te leggen met een collega of relatie. De softphone en app zijn zo gebruiksvriendelijk en simpel dat iedereen er graag mee wil werken.
- Slimmer, sneller en goedkoper: Je gaat dankzij Xelion6 besparen. Simpelweg omdat communiceren minder tijd en geld kost. Medewerkers gaan minder mobiele belkosten maken. Zakelijke adressen en telefoonnummers zelf opslaan op mobiele telefoons is voorbij. Zelfs telefooncentralefuncties zoals wachtrij en welkomstboodschappen zijn automatisch in te stellen zonder tussenkomst van een telefoniste.
- Professioneel communiceren. Dankzij het gebruik van Xelion6 in combinatie met onze Antwoordservice ben je altijd goed bereikbaar. Of er vaste of mobiele telefoons gebruikt worden, doorverbinden gebeurt pas nadat gebruikers in de app zien dat hun collega beschikbaar is. Wil je even niet bereikbaar zijn, dan kun je dat met een klik eenvoudig in het profiel wijzigen. Niemand bereikbaar? Dan komt het gesprek bij onze Antwoordservice binnen. Toch bereikbaar!
- Flexibel en geen onverwachte kosten. Steeds meer bedrijven willen naast telefonie ook chat en sms of andere communicatie mogelijkheden gebruiken. Xelion6 biedt de complete set van telefoniefuncties voor een prijs, waardoor er niet extra voor iedere functie betaald hoeft te worden. Nieuwe mogelijkheden worden voortdurend toegevoegd zonder dat je daarvoor extra betaalt.
- Altijd en overal informatie terugvinden over gevoerde gesprekken. Xelion6 slaat gespreksinformatie centraal op. Ieder gesprek kan worden opgenomen. Weten wat er in het telefoongesprek ook weer precies gezegd is? Xelion6 heeft de gesprekken al geordend en vindbaar gemaakt.Er is zoveel te vertellen over Xelion6. Wil je nog meer weten? Scroll dan even helemaal naar beneden op deze pagina. Daar vind je een compleet overzicht! Of bekijk de brochure (2 delen): Highlights Xelion 6 en Xelion 6 Highlights
Veelgestelde vragen over FreeVoice Antwoordservice
We zijn op werkdagen (maandag t/m vrijdag) bereikbaar van 08:00 uur tot 18:00 uur). Buiten kantoortijden beschikken we over een 24 uurs service.
Ja. Je kunt er voor kiezen om alle gespreksnotities via WhatsApp te ontvangen. Je kunt dat ook in een later stadium activeren voor jouw account.
Je ontvangt van ons een doorschakelnummer dat alleen voor jouw bedrijf wordt gebruikt. Inkomende telefoontjes op dit nummer activeren jouw persoonlijke bedrijfsnaam. Zodra een van onze telefonistes een telefoongesprek afkomstig van jouw doorschakelnummer aanneemt, verschijnt direct jouw belscript met alle bijbehorende informatie op haar beeldscherm.
Het instapmodel begint vanaf 0-20 gesprekken voor € 47,26
Er zijn nog meer staffels mogelijk. Zo kun je de staffel kiezen die bij jouw bedrijf past.
Heb je interesse en wil je meer weten? Bel ons op 088-88 33 000 of vul het contactformulier in.
Hoe u moet gaan doorschakelen hangt af van uw telefonieleverancier. Onderstaand hebben wij voor uw aan aantal mogelijkheden op een rijtje gezet.
ALGEMENE DOORSCHAKELSERVICE
De meeste telefonieleveranciers maken gebruik van *21, *61 en *67 om de doorschakelservice te activeren/deactiveren. Afhankelijk van de gewenste instelling gebruikt u de bijbehorende optie om door te schakelen naar onze FreeVoice Antwoordservice. Met *21 [1] schakelt u uw oproepen direct door. Wilt u eerst zelf de kans krijgen de oproep te beantwoorden, dan kunt u *61 [2] gebruiken. De oproep komt dan eerst 10-15 seconde op uw eigen toestel uit. Neemt u niet tijdig op wordt de doorschakeling geactiveerd. Om door te schakelen wanneer u in gesprek bent kunt u *67 [3] gebruiken. 1] Alle oproepen doorschakelen Doorschakelen activeren: toets *21*0318489…# Doorschakelen verbreken: toets #21# 2] Doorschakelen met vertraging (ca. 15 sec.) Doorschakelen activeren: toets *61*0318489…# Doorschakelen verbreken: toets #61# 3] Doorschakelen bij in gesprek Doorschakelen activeren: toets *67*0318489…# Doorschakelen verbreken: toets #67#DOORSCHAKELSERVICE ZIGGO
1] Doorschakelen activeren: – toets *21 en wacht op de kiestoon; – toets 0318489…; – wacht tot u 2 korte tonen hoort en leg de hoorn neer. 2] Doorschakelen annuleren: – toets #21 en wacht op de kiestoon; – wacht tot u 2 korte tonen hoort en leg de hoorn neer. DOORSCHAKELEN ODIDO KPN ZAKELIJK Mobiel toestel doorschakelen Schakel je IOS of Android smartphone doorDOORSCHAKELSERVICE MET UW MOBIELE TELEFOON
De meeste mobiele telefoons kunnen via het menu van het toestel doorgeschakeld worden. U heeft daarbij meestal ook de keuze om alle oproepen door te schakelen of alleen wanneer u zelf in gesprek bent. Om via het menu door te schakelen raadpleeg daarvoor uw handleiding. 1] Alle oproepen doorschakelen Activeren: **21*0318489…# Annuleren: ##21# Status opvragen: *#21# 2] Oproepen doorschakelen indien niet (tijdig) opgenomen Activeren: **61*0318489…*tijd# Annuleren: ##61# Status opvragen: *#61# Noot: vervang tijd door het aantal seconden wachttijd, dit kan met intervallen van 5 seconden. 3] Oproepen doorschakelen indien onbereikbaar Activeren: **62*0318489…# Annuleren: ##62# Status opvragen: *#62# 4] Oproepen doorschakelen indien in gesprek Activeren: **67*0318489…# Annuleren: ##67# Status opvragen: *#67#DOORSCHAKELEN BIJ VODAFONE
Wanneer u een abonnement heeft bij Vodafone maakt u gebruik van: Activeren: bel naar 12332 Annuleren: ##002# of bel naar 12333KOSTEN VOOR DOORSCHAKELING
Bij de meeste telefonieleveranciers is het doorschakelen gratis (informeer voor de exacte voorwaarden bij uw leverancier). De kosten waar u wel rekening mee moet houden zijn de gesprekskosten die gemaakt worden voor uw doorschakeling.Ja. Wij ontvangen van jou een inlogcode van jouw agenda applicatie. Daarin kunnen wij afspraken voor je inplannen.
Ja. Bij instelling van een persoonlijk bericht buiten kantoortijden kan er een voicemail ingesproken worden. Deze berichten ontvang je gratis in jouw mailbox.
Je kunt een keuze maken voor een persoonlijk bericht of een standaardbericht. Bij het standaardbericht buiten de openingstijden van FreeVoice Antwoordservice krijgen bellers een algemeen bericht te horen. In dit bericht wordt geen bedrijfsnaam genoemd en meegedeeld dat het bedrijf op werkdagen van 08.00 uur tot 18.00 uur telefonisch bereikbaar is. Het is ook mogelijk om een persoonlijk bericht aan jouw bellers te laten horen.
Ja. Je ontvangt digitaal maandelijks bij jouw factuur een overzicht van de gesprekken.
Na ontvangst van jouw inschrijfformulier kun je meestal binnen 24 uur gebruik maken van de FreeVoice Antwoordservice.
Ja. Veel van onze opdrachtgevers schakelen voor, tijdens of na werktijd door naar FreeVoice Antwoordservice. Ook tijdens pauzes en vrije dagen van jouw eigen telefoniste(s) kun je doorschakelen.
Ja. In de meeste gevallen kun je jouw telefooncentrale zo instellen dat wanneer de telefoon een aantal keren overgaat, deze lijn automatisch wordt doorgezet naar jouw doorschakelnummer. De zogenaamde overflow wordt dan opgevangen door FreeVoice Antwoordservice.
Je hebt een standaard script en een tijdelijk script. In geval van vakantie gebruiken wij jouw tijdelijke script. De telefoon kun je naar ons doorschakelen en wij handelen naar jouw wensen. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de gespreksnotities direct door te laten sturen of eens per dag een overzicht te ontvangen. Zo kun jij onbezorgd van je vakantie genieten.
Hoe handelt FreeVoice Antwoordservice in geval van spoed terwijl ik niet telefonisch bereikbaar ben?
Wij kunnen in jouw script opnemen hoe te handelen in geval van spoed. Bijvoorbeeld door een collega in te schakelen of een spoed-sms te verzenden naar jou of een collega.
Ja. Wij hebben een optie voor agenda beheer. Je ontvangt een inlogcode van onze agenda applicatie. Daarin kunnen wij jouw agenda beheren en kan jij die bekijken.
Nee. Je ontvangt na elk gesprek een gespreksnotitie. Maandelijks ontvang je een overzicht van het aantal inkomende gesprekken op jouw account. In specifieke incidentele gevallen kun je het gesprek ontvangen als mp3.
Niets. Het rapporteren van gesprekken per mail is inbegrepen in de abonnementsprijs.
Ja. Je kunt er voor kiezen om alle gespreksnotities per sms te ontvangen of alleen in spoedgevallen. Je kunt dat ook in een later stadium activeren voor jouw account.
Ja. Je kunt elke gespreksnotitie naar meerdere e-mailadressen laten sturen. Bijvoorbeeld naar jouw secretaresse of naar een algemene e-mailbox.
Ja. Je kunt onbeperkt (mobiele) telefoons doorschakelen naar jouw doorschakelnummer. Elke inkomende lijn via dit nummer wordt opgenomen met jouw bedrijfsnaam en volgens jouw script.
- Op abonnementsbasis: als je regelmatig gebruik wilt maken van onze antwoordservice, kies je voor een abonnement.
- Ad Hoc: heb je incidenteel onze antwoordservice nodig? Dan kies je voor onze Ad Hoc antwoordservice
- Tijdens je vakantie: wil je toch bereikbaar zijn tijdens je vakantie? Dat kan! Dan kies je voor onze vakantieservice.
- Je behoudt je eigen telefoonnummer.
- Je schakelt eenvoudig je eigen nummer naar ons door met *21.
- Wij beantwoorden je telefoongesprek met jouw bedrijfsnaam, verbinden desgewenst door en informeren je per mail of sms of WhatsApp.
- We werken volgens jouw instructies.
- Desgewenst maken we afspraken in je agenda of reserveringen.
- Je stelt de telefonische antwoordservice in wanneer je maar wilt.
- Na kantooruren (dus tussen 18:00 uur en 08:00 uur) kunnen we je gesprekken doorschakelen naar onze voicemailservice.
- Als je dat wilt sturen we je aan het einde van de dag een dagrapport met alle ontvangen gesprekken.
Veelgestelde vragen over FreeVoice Secretariële diensten
- Je betaalt vooruit via een machtiging die je ons hebt gegeven.
- Op onze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.
- Genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
- Het bedrag is afhankelijk van de hoeveelheid ondersteuning die je wenst te gebruiken.
- Neem gerust contact op voor actuele prijzen.
- Administratieve ondersteuning wordt geregeld vanuit ons kantoor aan de Kauwenhoven in Lunteren.
- Diensten kun je huren per maand, per dag, per uur of per actie.
- Als je een klus hebt kun je ons bellen of mailen.
