Telefoonbeantwoording op een correcte manier is belangrijk voor de klantvriendelijkheid van je bedrijf. Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar zo eenvoudig is het niet. Misschien zat je net lekker in je workflow. De telefoon stoort je in je concentratie, je moet omschakelen, ook zul je (misschien wel onbewust) licht geïrriteerd de telefoon opnemen, wat geen goede basis is voor een telefoongesprek met je klanten. Bovendien blijkt dat een telefoontje je per keer 11 minuten kost voordat je weer geconcentreerd en productief aan het werk bent. Verlies geen tijd meer en doe een beroep op onze telefonistes. Informeer vandaag nog wat Free Voice Antwoordservice voor jou en je bedrijf kunnen betekenen door middel van onze telefoon beantwoord service.
Telefoon beantwoord service door Free Voice Antwoordservice
Als je onze telefonistes inschakelt voor jouw telefoon beantwoord service, dan nemen wij de telefoon op in jouw naam. Dit doen wij vanuit ons kantoor in Lunteren. Daarom kun je onze telefonistes ook wel zien als virtuele assistenten. Met behulp van ons geautomatiseerde systeem van klantherkenning, weten wij wie er belt en kunnen wij accuraat reageren op uw klanten. We nemen met jouw bedrijfsnaam de telefoon op. Door onze telefoon beantwoord service nemen we jouw werk uit handen, waardoor er betere focus ligt op de taken in jouw agenda.
Basisregels bij telefoonbeantwoording
Bij Free Voice Antwoordservice houden onze virtuele assistenten zich aan een aantal basisregels. Op die manier staan wij je klanten op de best mogelijke manier te woord.
Voorbeelden van deze regels:
- De virtuele assistente zorgt dat de telefoon beantwoord wordt, voordat deze een vierde keer overgaat. Dat is binnen 10 seconden. Wacht je langer met het opnemen van de telefoon, dan raakt de beller mogelijk geïrriteerd.
- We letten erop dat we een professionele openingszin gebruiken. Een voorbeeld: “Goedemorgen (of Goedemiddag), Freevoice Antwoordservice, u spreekt met Vera Hogewoning”. We beginnen met het groeten van de klant, gevolgd door jouw bedrijfsnaam en dan de naam van de virtuele assistent.
- We wachten met praten tot er sprake is van een “open verbinding”. Het moet niet zo zijn dat de beller alleen het laatste gedeelte van de zin hoort.
- We zorgen voor een actieve houding, waarbij we niet eten of drinken. Zo concentreren we ons op de beller en luisteren goed naar wat hij of zij te zeggen heeft.
- Onze virtuele assistenten zijn getraind in het beantwoorden van de telefoon. Ze zijn vriendelijk, spreken rustig en duidelijk aan de telefoon en helpen de beller verder.
- Populair taalgebruik is een no-go. “Doei” of “Hoi, hoi” zul je niet horen zeggen door onze virtuele assistente.
Kortom, telefoonbeantwoording lijkt zo eenvoudig. Toch is het een vak apart. De telefoon beantwoord service is een vak dat professioneel en kundig met veel plezier door onze virtuele assistenten wordt uitgevoerd.
Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op. We staan je graag te woord!
