Je telefoon beantwoorden op de juiste manier
De telefoon beantwoorden: sommige mensen kunnen dit met twee vingers in de neus, anderen worden al nerveus als ze de telefoon horen overgaan. De telefoon beantwoorden klinkt zo simpel, dit is het overduidelijk niet. Hoe moet je nu ‘goed’ de telefoon beantwoorden? Free Voice Antwoordservice helpt je graag!
Bereikbaar zijn is niet genoeg voor het beantwoorden van de telefoon!
Het is vervelend voor klanten als de juiste persoon niet beschikbaar is om de telefoon te beantwoorden. Stel je voor dat jij een nieuwe klant bent en de telefoon niet wordt beantwoord. Misschien bel je dan het volgende bedrijf op je lijst. Bereikbaarheid is dus van belang, niet alleen voor bestaande klanten, maar ook voor eventuele nieuwe klanten.
Als je de telefoon beantwoordt, zorg er dan voor dat dit professioneel gebeurt. Snel opnemen en je beller gastvrij te woord staan zijn daarbij belangrijk. Als bedrijf wil je natuurlijk een goede eerste indruk maken en die eerste indruk maak je maar één keer.
Wat is het verschil tussen professionele en onprofessionele bereikbaarheid? Stel je voor dat jij een potentiële klant bent en het volgende meemaakt:
- Het duurt lang voordat iemand opneemt.
- Je krijgt de voicemail in plaats van een persoon.
- Degene aan de telefoon kapt je af.
- Je hebt het gevoel dat je diegene stoort.
- De telefonist praat onduidelijk zodat je het bedrijf slecht verstaat.
Goed telefonisch bereikbaar zijn helpt je om nieuwe klanten binnen te halen en bestaande klanten tevreden te houden. Lukt het niet altijd om zelf op te nemen? Dan kun je de telefoonaanname uitbesteden op de momenten dat je hulp nodig hebt.
Ontdek hoe onze telefoonaanname werkt
Basisregels voor het opnemen
Door een aantal eenvoudige regels te volgen, sta je jouw klanten prettig en professioneel te woord:
- Neem de telefoon vlot op. Laat de beller niet onnodig wachten.
- Gebruik een duidelijke openingszin. Begroet de beller, noem je bedrijfsnaam en stel jezelf voor.
- Blijf rustig en vriendelijk. Ook als je het druk hebt, verdient de beller jouw aandacht.
- Luister en laat de beller uitpraten. Zo wordt duidelijk waarmee je iemand kunt helpen.
- Noteer wat belangrijk is. Denk aan de naam, het telefoonnummer, de vraag en een eventuele terugbelafspraak.
Onze telefonistes houden zich ook aan vaste regels voor het beantwoorden van de telefoon. Zo streven we ernaar binnen 10 seconden op te nemen, gebruiken we net taalgebruik en staan we bellers rustig en vriendelijk te woord.
Bekijk meer regels voor telefoonbeantwoording
Zelf aan het werk, terwijl wij de telefoon beantwoorden
De telefoon beantwoorden op de goede manier vraagt dus om tijd en aandacht. Maar wat als je midden in een afspraak zit of ongestoord wilt doorwerken? Onze telefonistes nemen de telefoon aan met jouw bedrijfsnaam en werken volgens jouw instructies. Na het gesprek ontvang je een duidelijke notitie, zodat je weet wie er heeft gebeld en waarvoor.
Je schakelt onze antwoordservice in wanneer jij die nodig hebt. Bijvoorbeeld tijdens drukte, vergaderingen of vakanties. Zo krijgen jouw bellers de aandacht die je wilt geven en kun jij verder met je werk.
Gebruikmaken van onze diensten?
Wil je weten hoe we jouw bedrijf kunnen helpen met het beantwoorden van de telefoon? Vul hieronder je gegevens in en wij nemen contact met je op. We bespreken graag jouw wensen en de momenten waarop je ondersteuning nodig hebt.
Liever direct iemand spreken? Bel 088 – 88 33 000
Gebruik maken van onze diensten?
Vul je gegevens in en wij nemen contact met je op.
